Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich, Kunden

1. (1)
   Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Hotel Friesengeist Johann Eschen GmbH, Baltrumer Straße 6, 26639 Wiesmoor, eingetragen im Handelsregister beim Amtsgericht Aurich unter HRB 542 („NeoStay“), und ihren Kunden über die Nutzung der Software „NeoStay“ und damit verbundene Leistungen.
2. (2)
   NeoStay schließt Verträge ausschließlich mit Unternehmern im Sinne von § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Der Kunde bestätigt bei Vertragsschluss, dass er den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit schließt. Dazu gehört insbesondere die Vermietung oder Verwaltung von Ferienunterkünften als Gewerbe oder mit Gewinnerzielungsabsicht. NeoStay kann vor und nach Vertragsschluss geeignete Nachweise verlangen, etwa eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine Gewerbeanmeldung.
3. (3)
   Entgegenstehende, ergänzende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn NeoStay ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder Leistungen in Kenntnis solcher Bedingungen vorbehaltlos erbringt.
4. (4)
   Bei Widersprüchen gelten die Vertragsbestandteile in folgender Rangfolge: (a) individuell ausgehandelte Vereinbarungen und das Bestellformular oder Angebot, (b) der Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV), (c) Zusatzvereinbarungen für einzelne Module, etwa die Zusatzvereinbarung Channel+, (d) diese AGB einschließlich der besonderen Bedingungen in Teil B, (e) die Leistungsbeschreibung und die Preisliste.
5. (5)
   Die Leistungsbeschreibung, die Preisliste und den AVV stellt NeoStay dem Kunden vor Vertragsschluss auf Anfrage zur Verfügung. Nach Vertragsschluss erhält der Kunde sie per E-Mail; die jeweils gültige Fassung steht außerdem in der Software zum Download bereit.

§ 2 Vertragsschluss, Testzugang, Vertragsgegenstand

1. (1)
   Die Darstellung der Software auf der Website ist kein bindendes Angebot. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde ein Angebot von NeoStay annimmt oder NeoStay die Bestellung des Kunden annimmt, spätestens mit der Freischaltung des kostenpflichtigen Kundenkontos.
2. (2)
   Vertragssprache ist Deutsch. NeoStay speichert den Vertragstext. Der Kunde kann diese AGB bei Vertragsschluss abrufen und in wiedergabefähiger Form speichern. Die Pflichten nach § 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 und Satz 2 BGB werden abbedungen.
3. (3)
   Testzugang. NeoStay kann einen kostenlosen Testzugang für 30 Tage einräumen. Der Testzugang endet automatisch und wird nicht stillschweigend in einen kostenpflichtigen Vertrag umgewandelt. Er ist nicht für den Produktivbetrieb bestimmt. Schließt der Kunde keinen kostenpflichtigen Vertrag, löscht NeoStay die Daten aus dem Testzugang 90 Tage nach dessen Ende.
4. (4)
   Vertragsgegenstand. Der Vertrag umfasst das Kundenkonto mit der Grundgebühr und die gebuchten Zusatzpakete. Zusatzpakete kann der Kunde nach § 22 Abs. 2 einzeln kündigen; das Konto und seine Daten bleiben davon unberührt.

§ 3 Leistungsgegenstand, Übergabepunkt, Subunternehmer

1. (1)
   NeoStay stellt dem Kunden die Software als Software-as-a-Service über das Internet zur Nutzung bereit. Den Umfang bestimmen die Leistungsbeschreibung und die gebuchten Pakete, etwa Unterkünfte und Buchungen, Kalender und Preise, Channelmanager, Buchungs-Widget, Posteingang, Automationen, KI-Funktionen, Buchhaltung, Reinigungsplanung und Eigentümerportal.
2. (2)
   Übergabepunkt ist der Routerausgang des von NeoStay genutzten Rechenzentrums. Für die Datenverbindung zwischen Übergabepunkt und Kunde ist NeoStay nicht verantwortlich. Dazu gehören Internetzugang, Endgeräte, Betriebssystem und ein aktueller Browser. Die Mindestanforderungen stehen in der Leistungsbeschreibung.
3. (3)
   Der Kunde erhält keine Kopie der Software und keinen Quellcode.
4. (4)
   Beratung, Einrichtung, Datenübernahme und Schulungen schuldet NeoStay nur, wenn sie gesondert vereinbart sind (§ 28).
5. (5)
   NeoStay darf zur Leistungserbringung Subunternehmer einsetzen, insbesondere Anbieter von Rechenzentren und Cloud-Diensten. Für Unterauftragsverarbeiter gilt vorrangig der AVV.

§ 4 Verfügbarkeit, Wartung, Datensicherung, Support

1. (1)
   NeoStay stellt eine Verfügbarkeit der Software am Übergabepunkt von 98,5 % im Kalendermonat sicher. Verfügbarkeit bedeutet, dass die Kernfunktionen nach der Leistungsbeschreibung nutzbar sind.
2. (2)
   Bei der Berechnung der Verfügbarkeit bleiben unberücksichtigt:

   • angekündigte Wartungsarbeiten von bis zu acht Stunden je Kalendermonat, die NeoStay mindestens drei Werktage vorher in der Software oder per E-Mail ankündigt und möglichst zwischen 22 und 6 Uhr durchführt,
   • unaufschiebbare Maßnahmen zur Abwehr akuter Sicherheitsrisiken,
   • Störungen von Diensten Dritter nach § 10, die nicht im Auftrag von NeoStay tätig werden, etwa Buchungsportale, Banken oder vom Kunden verbundene Konten,
   • Ausfälle wegen höherer Gewalt nach Abs. 5,
   • Ausfälle, die der Kunde zu vertreten hat.
3. (3)
   NeoStay sichert die Kundendaten mindestens täglich und bewahrt jede Sicherung sieben Tage auf. Die Sicherung dient der Wiederherstellung des Gesamtsystems. Einen Anspruch darauf, einzelne Datensätze wiederherzustellen, hat der Kunde nicht.
4. (4)
   Support leistet NeoStay werktags von Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Niedersachsen, über die Kanäle in der Software und per E-Mail. Die Reaktionszeiten stehen in der Leistungsbeschreibung.
5. (5)
   Höhere Gewalt. Solange ein Ereignis höherer Gewalt andauert, ist keine Partei zur Leistung verpflichtet, soweit das Ereignis sie an der Leistung hindert. Höhere Gewalt sind Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs der betroffenen Partei, die sie auch mit zumutbarer Sorgfalt nicht abwenden konnte, insbesondere Naturereignisse, Krieg, Terror, Pandemien, behördliche Anordnungen, von der Partei nicht verschuldete Arbeitskämpfe und großflächige Störungen des Internets. Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich in Textform.

§ 5 Weiterentwicklung, Beta-Funktionen

1. (1)
   NeoStay entwickelt die Software laufend weiter. NeoStay darf Funktionen ändern, ersetzen oder einstellen, wenn dafür ein triftiger Grund besteht und die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Triftige Gründe sind insbesondere technischer Fortschritt, Anforderungen der IT-Sicherheit, Gesetzes- oder Rechtsprechungsänderungen und geänderte Schnittstellen oder Bedingungen von Drittanbietern. Die vereinbarten Kernfunktionen dürfen dabei nicht wesentlich eingeschränkt werden.
2. (2)
   Schränkt eine Änderung eine Funktion, die der Kunde nutzt, wesentlich ein, kündigt NeoStay sie mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann das betroffene Paket dann zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich kündigen. Darauf weist NeoStay in der Ankündigung hin. Unaufschiebbare Änderungen aus Sicherheitsgründen oder aufgrund zwingenden Rechts sind ohne Ankündigungsfrist zulässig.
3. (3)
   Funktionen mit der Kennzeichnung „Beta“, „Vorschau“ oder „demnächst“ stellt NeoStay freiwillig und unentgeltlich bereit. Sie gehören nicht zur geschuldeten Leistung, können Fehler enthalten und jederzeit geändert oder eingestellt werden.

§ 6 Nutzungsrechte, Nutzer, Beschränkungen

1. (1)
   NeoStay räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software im gebuchten Umfang (Unterkünfte, Nutzer, Pakete) für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen. Beschäftigte und Beauftragte des Kunden dürfen sie in diesem Umfang für ihn nutzen.
2. (2)
   Eigentümer, Gäste und Dienstleister des Kunden, etwa Reinigungskräfte, dürfen die Portale nutzen, die der Kunde ihnen freigibt. Der Kunde ist für sie verantwortlich wie für eigene Nutzer.
3. (3)
   Untersagt sind insbesondere:

   • die Weitervermietung, das Anbieten unter eigener Marke (White-Label) oder die Bereitstellung der Software an Dritte außerhalb von Abs. 2,
   • Dekompilieren und Reverse Engineering, soweit nicht nach § 69e UrhG zulässig,
   • das Umgehen technischer Schutzmaßnahmen, Nutzungsgrenzen und Rate Limits,
   • automatisiertes Auslesen außerhalb der dokumentierten Schnittstellen,
   • die Nutzung zur Entwicklung oder zum Vergleich eines Konkurrenzprodukts,
   • der Versand unerwünschter Werbung und rechtswidriger Inhalte.
4. (4)
   Zugriff auf die Programmierschnittstelle (API) und den MCP-Server erhält der Kunde nur nach Freischaltung, im Umfang der gewährten Berechtigungen und innerhalb der dokumentierten Grenzen.
5. (5)
   Der Kunde darf die Software nicht für rechtswidrige Zwecke nutzen und keine rechtswidrigen, diskriminierenden, jugendgefährdenden oder extremistischen Inhalte speichern oder verbreiten. Verstößt der Kunde gegen Abs. 3 oder Satz 1, kann NeoStay die betroffenen Inhalte oder Funktionen sperren, soweit das zur Abhilfe erforderlich ist, und offensichtlich rechtswidrige Inhalte entfernen. NeoStay berücksichtigt dabei die berechtigten Interessen des Kunden und informiert ihn unverzüglich. Setzt der Kunde einen schwerwiegenden Verstoß trotz Abmahnung fort, kann NeoStay nach § 22 Abs. 3 fristlos kündigen.
6. (6)
   Nutzt der Kunde die Software über den gebuchten Umfang hinaus, etwa mit mehr aktiven Unterkünften, berechnet NeoStay die Mehrnutzung nach der Preisliste.
7. (7)
   Die Rechte an den Daten und Inhalten, die der Kunde einstellt, bleiben beim Kunden oder den jeweiligen Berechtigten. NeoStay verarbeitet sie nur, soweit es zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Es gelten § 20 und der AVV.

§ 7 Pflichten des Kunden

Der Kunde ist insbesondere verpflichtet,

1. (1)
   Zugangsdaten geheim zu halten, Nutzerrechte sorgfältig zu vergeben, ausgeschiedenen Personen den Zugang unverzüglich zu entziehen und die Mehrfaktor-Anmeldung zu nutzen,
2. (2)
   Stammdaten und Einstellungen eigenverantwortlich zu pflegen und zu prüfen, insbesondere Preise, Saisons, Stornobedingungen, Steuersätze, Kurtaxe, Rechnungsangaben und Regeln für Automationen. Die Software rechnet mit den Werten, die der Kunde eingibt. Für deren inhaltliche Richtigkeit ist der Kunde verantwortlich,
3. (3)
   gegenüber seinen Gästen eigene Rechtstexte bereitzustellen, insbesondere Mietbedingungen, Datenschutzhinweise und Impressum, und die Einwilligungseinstellungen für Buchungs-Widget und Gastportal festzulegen. NeoStay stellt dafür nur die technischen Felder bereit,
4. (4)
   Kanalverbindungen, Synchronisationsmeldungen und Konfliktwarnungen regelmäßig zu prüfen und darauf zu reagieren (§ 9),
5. (5)
   seine Daten in angemessenen Abständen über die Exportfunktionen der Software zu sichern und Unterlagen, die er aufbewahren muss, insbesondere nach § 147 AO und den GoBD, selbst aufzubewahren. Die Software ersetzt weder eine Verfahrensdokumentation noch eine steuerliche Beratung,
6. (6)
   für die personenbezogenen Daten, die er in die Software einstellt oder über sie verarbeiten lässt, eine Rechtsgrundlage zu haben. Das gilt insbesondere für Ausweis- und Meldescheindaten und die Kommunikation mit Gästen,
7. (7)
   Störungen unverzüglich und nachvollziehbar über die Meldefunktion in der Software oder per E-Mail zu melden, mit den Arbeitsschritten, die zur Störung geführt haben, ihrem Erscheinungsbild und ihren Auswirkungen, und zumutbare Umgehungslösungen umzusetzen, die NeoStay bereitstellt,
8. (8)
   selbst zu prüfen, ob die Funktionen der Software für seine rechtlichen Pflichten ausreichen, insbesondere bei Meldescheinen, Kurtaxe, Rechnungsstellung und E-Rechnung, Preisangaben und Stornobedingungen gegenüber Gästen sowie bei Pflichten gegenüber Behörden am Ort der Unterkunft. NeoStay sichert nicht zu, dass die Software alle Vorschriften erfüllt, die für den einzelnen Kunden gelten, soweit nicht in der Leistungsbeschreibung ausdrücklich zugesagt.

§ 8 Rolle von NeoStay gegenüber Gästen, Eigentümern und Portalen

1. (1)
   NeoStay ist Softwareanbieter. NeoStay ist weder Vermieter noch Reiseveranstalter, Reisevermittler oder Makler und wird nicht Partei der Verträge zwischen dem Kunden und seinen Gästen, Eigentümern, Dienstleistern oder Buchungsportalen. Ausgenommen ist Channel+ nach § 14.
2. (2)
   Für die Unterkünfte, ihre Beschreibung, Verfügbarkeit und ihren Zustand sowie für die Erfüllung der Verträge mit Gästen und Eigentümern ist allein der Kunde verantwortlich.
3. (3)
   Machen Dritte gegen NeoStay Ansprüche geltend, weil der Kunde gegen Gesetze, Bedingungen von Buchungsportalen oder diese AGB verstoßen hat, stellt der Kunde NeoStay auf erstes Anfordern von diesen Ansprüchen frei, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Das gilt nur, soweit der Kunde den Verstoß zu vertreten hat. NeoStay informiert den Kunden unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche und gibt ihm Gelegenheit zur Stellungnahme.

§ 9 Channelmanager, Synchronisation, Überbuchungen

1. (1)
   NeoStay überträgt Verfügbarkeiten, Preise, Unterkunftsdaten und Buchungen über Schnittstellen von Drittanbietern und über iCal an Buchungsportale und von dort zurück. Welche Daten mit welchem Portal abgeglichen werden, steht in der Leistungsbeschreibung.
2. (2)
   Die Synchronisation hängt von Dritten und von Übertragungswegen ab. Sie kann verzögert erfolgen, und Überbuchungen lassen sich technisch nicht vollständig ausschließen. Das gilt besonders bei iCal-Verbindungen, die nur Belegtzeiten und diese nur in Abständen abgleichen, bei zeitgleichen Buchungen und bei Verbindungen, die der Kunde selbst eingerichtet hat.
3. (3)
   Konflikte, die die Software erkennt, meldet NeoStay in der Anwendung. Der Kunde muss auf diese Meldungen reagieren (§ 7 Nr. 4). Auf Kanälen mit erhöhtem Risiko, insbesondere bei iCal, empfiehlt NeoStay, Buchungen erst nach Bestätigung anzunehmen (Anfrage- oder Optionsbuchung statt Sofortbuchung).
4. (4)
   Für Schäden aus Überbuchungen und fehlerhafter Synchronisation haftet NeoStay nach § 19.

§ 10 Integrationen und Drittanbieter

1. (1)
   Die Software bindet Dienste Dritter an, etwa Buchungsportale, Zahlungsdienste, Bank- und Buchhaltungsschnittstellen, E-Mail-, Messenger- und Telefoniedienste, Übersetzung und KI-Modelle. Soweit der Kunde einen solchen Dienst unmittelbar mit dem Drittanbieter vereinbart, gelten im Verhältnis zwischen ihm und dem Drittanbieter dessen Bedingungen.
2. (2)
   Für die Verfügbarkeit und die Leistungen solcher Drittdienste ist NeoStay nicht verantwortlich, soweit NeoStay eine Störung nicht zu vertreten hat. Das gilt nicht für Subunternehmer, die NeoStay nach § 3 Abs. 5 einsetzt. Ändert, beschränkt oder beendet ein Drittanbieter seine Schnittstelle oder seine Bedingungen, kann NeoStay die Integration anpassen oder einstellen. Fällt dadurch eine kostenpflichtige Leistung weg, entfällt die Vergütung dafür ab diesem Zeitpunkt.
3. (3)
   Verbindet der Kunde eigene Konten mit der Software, etwa ein Postfach, ein WhatsApp-Konto, ein Bankkonto oder einen eigenen KI-Schlüssel, bleibt er für diese Konten, die Einhaltung der dort geltenden Bedingungen und die dort anfallenden Kosten verantwortlich.

§ 11 KI-Funktionen

1. (1)
   Die KI-Funktionen, etwa Antwortentwürfe, Übersetzungen, Zusammenfassungen, der Telefonassistent und Agenten, arbeiten mit Sprachmodellen von Drittanbietern. NeoStay darf die eingesetzten Modelle und Anbieter wechseln. Verschlechtert sich die Leistung dadurch wesentlich, gilt § 5 Abs. 2.
2. (2)
   KI-Ergebnisse können unrichtig, unvollständig oder unpassend sein. Der Kunde prüft sie vor der Verwendung. Schaltet er einen automatischen Versand oder autonome Agenten ein, gelten die versendeten Inhalte und ausgeführten Aktionen als Erklärungen und Handlungen des Kunden. Wie weit er sie beaufsichtigt, bestimmt er über die Einstellungen selbst.
3. (3)
   NeoStay nutzt Kundendaten nicht, um eigene oder fremde KI-Modelle zu trainieren. NeoStay setzt nur Anbieter und Tarife ein, deren Bedingungen oder Einstellungen eine Nutzung der übermittelten Kundendaten zu Trainingszwecken ausschließen. Das gilt nicht, soweit der Kunde einen eigenen Anbieterschlüssel verwendet. Dann gelten die Bedingungen, die der Kunde mit dem Anbieter vereinbart hat.
4. (4)
   Der Kunde setzt die KI-Funktionen so ein, wie es die Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) verlangt. Insbesondere informiert er Gäste und andere Personen, wenn sie mit einem KI-System kommunizieren, soweit die Software das nicht bereits kenntlich macht (Art. 50), und sorgt dafür, dass seine Beschäftigten ausreichend KI-Kompetenz haben (Art. 4).
5. (5)
   NeoStay rechnet die KI-Nutzung nach Verbrauch ab (§ 15 Abs. 2). Der Kunde kann dafür ein Monatsbudget festlegen. Verwendet er einen eigenen Anbieterschlüssel, trägt er die Kosten beim Anbieter selbst.

§ 12 Kommunikation im Namen des Kunden

1. (1)
   E-Mails, Messenger-Nachrichten, Anrufe, Dokumente und Rechnungen, die über die Software versendet oder erstellt werden, versendet NeoStay im Namen und im Auftrag des Kunden. Für Inhalt, Empfänger, Werbeeinwilligungen (§ 7 UWG) und Pflichtangaben ist der Kunde verantwortlich. Automatische Vorgänge, die der Kunde eingerichtet hat, gelten als seine Handlungen, etwa Automationen, der Verfall von Optionsbuchungen und die automatische Rechnungserstellung.
2. (2)
   Werbliche Nachrichten darf der Kunde nur an Empfänger senden, die vorher ausdrücklich eingewilligt haben oder bei denen eine gesetzliche Ausnahme vorliegt. Jede werbliche Nachricht muss eine Abmeldemöglichkeit enthalten. Adressen von Adresshändlern darf der Kunde nicht verwenden. Außerdem gelten die Richtlinien der angebundenen Versanddienste, etwa von Meta für WhatsApp. Verstößt der Kunde dagegen, kann NeoStay den betroffenen Versandkanal sperren, bis der Verstoß abgestellt ist.

§ 13 Zahlungsabwicklung für Gäste

1. (1)
   Das Paket „Zahlungen“ ermöglicht es dem Kunden, Zahlungen seiner Gäste über einen Zahlungsdienstleister (derzeit Stripe) abzuwickeln. Es setzt voraus, dass der Kunde die Bedingungen des Zahlungsdienstleisters einschließlich der Identitätsprüfung akzeptiert.
2. (2)
   Zahlungen der Gäste gehen unmittelbar auf das Konto des Kunden beim Zahlungsdienstleister. NeoStay nimmt keine Gelder der Gäste entgegen und erbringt selbst keine Zahlungsdienste. Die Einzelheiten regelt § 29.

§ 14 Channel+

Bucht der Kunde Channel+, schließt NeoStay die Verträge mit den Buchungsportalen im eigenen Namen. Dafür gilt vorrangig die Zusatzvereinbarung Channel+, die der Kunde gesondert in der Software annimmt. Sie regelt insbesondere die Weiterberechnung von Provisionen, Aufschlägen und Vertragsstrafen der Portale.

§ 15 Vergütung und Abrechnung

1. (1)
   Die Preise ergeben sich aus dem Bestellformular oder Angebot, im Übrigen aus der Preisliste. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
2. (2)
   NeoStay rechnet monatlich nachträglich für den abgelaufenen Kalendermonat ab. Grundlage für die Grundgebühr und die Pakete ist die Zahl der Unterkünfte, die am letzten Tag des Abrechnungsmonats in der Software als aktiv geführt werden, bei der Grundgebühr mindestens aber der Mindestbetrag nach der Preisliste. Verbrauchsabhängige Leistungen, etwa KI-Nutzung und Gesprächsminuten des Telefonassistenten, berechnet NeoStay nach der tatsächlichen Nutzung im Abrechnungsmonat.
3. (3)
   Einmalige Entgelte, etwa eine Einrichtungsgebühr, werden nach dem Angebot berechnet.
4. (4)
   Rechnungen erhält der Kunde elektronisch. Sie sind am zehnten Tag des auf den Abrechnungsmonat folgenden Monats fällig, frühestens aber sieben Tage nach Zugang der Rechnung. Hat der Kunde ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt, zieht NeoStay den Rechnungsbetrag zum Fälligkeitstag ein. Die Rechnung gilt als Vorabankündigung (Pre-Notification); die Frist dafür wird auf einen Tag verkürzt. Andernfalls zahlt der Kunde per Überweisung.
5. (5)
   Wird eine Lastschrift aus Gründen zurückgegeben, die der Kunde zu vertreten hat, etwa mangels Deckung, trägt er die dadurch entstehenden Bankgebühren.
6. (6)
   Endet der Vertrag oder ein Paket, rechnet NeoStay den letzten Monat nach Abs. 2 ab. Verbrauch, der bis zum Vertragsende angefallen ist, berechnet NeoStay auch nach Vertragsende. Die Schlussrechnung stellt NeoStay innerhalb eines Monats nach Vertragsende. Sie enthält auch Provisionen und Auslagen, die bis dahin angefallen sind, etwa aus Channel+.
7. (7)
   Einwendungen gegen eine Rechnung erhebt der Kunde innerhalb von acht Wochen nach Zugang in Textform. NeoStay weist in der Rechnung auf diese Frist und die Folge ihres Ablaufs hin. Erhebt der Kunde innerhalb der Frist keine Einwendungen, gilt die Rechnung als genehmigt. Das Recht des Kunden, später begründete Einwendungen nachzuweisen, bleibt unberührt, soweit er die Frist ohne Verschulden versäumt hat.

§ 16 Zahlungsverzug, Sperrung

1. (1)
   Zahlt der Kunde bei Fälligkeit nicht, kommt er ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Es gelten die gesetzlichen Verzugszinsen und die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB.
2. (2)
   Ist der Kunde mehr als 14 Tage mit einem nicht unerheblichen Betrag im Verzug, kann NeoStay den Zugang sperren. NeoStay kündigt die Sperre mindestens sieben Tage vorher per E-Mail und in der Software an. Bestreitet der Kunde die Forderung mit nachvollziehbarer Begründung, sperrt NeoStay nicht, solange er den unstreitigen Teil zahlt.
3. (3)
   Während der Sperre bleiben die Daten erhalten. NeoStay kann den Zugang auf einen Lesezugriff beschränken und die Verbindungen zu Buchungsportalen aussetzen. Der Kunde informiert Gäste, Eigentümer und Portale, soweit das nötig ist. Die Vergütungspflicht besteht während der Sperre fort.
4. (4)
   Sobald der Rückstand vollständig beglichen ist, hebt NeoStay die Sperre unverzüglich auf.
5. (5)
   Ist der Kunde mit einem Betrag in Höhe von zwei monatlichen Rechnungsbeträgen im Verzug, kann NeoStay den Vertrag fristlos kündigen.

§ 17 Preisänderungen

1. (1)
   NeoStay kann die Preise mit Wirkung zum Beginn eines Kalendermonats ändern. NeoStay kündigt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an.
2. (2)
   Erhöht NeoStay die Preise, kann der Kunde den Vertrag oder das betroffene Paket zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung kündigen. Darauf weist NeoStay in der Ankündigung hin.
3. (3)
   Ändern Drittanbieter ihre Preise für verbrauchsabhängige Leistungen, etwa für KI-Modelle oder Telefonie, kann NeoStay die Preise für diese Leistungen im selben Verhältnis anpassen. Senkungen gibt NeoStay in gleicher Weise weiter. Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 gelten entsprechend, die Ankündigungsfrist beträgt jedoch vier Wochen.

§ 18 Mängelrechte

1. (1)
   Für Mängel der Software gelten die mietrechtlichen Vorschriften (§§ 535 ff. BGB), soweit im Folgenden nichts anderes bestimmt ist.
2. (2)
   Der Kunde meldet Mängel unverzüglich und so, dass NeoStay sie nachvollziehen kann (§ 7 Nr. 7). NeoStay beseitigt Mängel in angemessener Frist. NeoStay darf vorübergehend eine Umgehungslösung bereitstellen, wenn die verbleibende Einschränkung für den Kunden zumutbar ist.
3. (3)
   Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
4. (4)
   Eine Minderung kann der Kunde nicht durch Abzug vom Rechnungsbetrag durchsetzen, sondern nur durch Rückforderung zu viel gezahlter Beträge. Das gilt nicht, wenn die Minderung unstreitig oder rechtskräftig festgestellt ist.
5. (5)
   Eine fristlose Kündigung wegen Nichtgewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs (§ 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 BGB) ist erst zulässig, wenn NeoStay ausreichend Gelegenheit zur Mängelbeseitigung hatte und diese fehlgeschlagen ist.
6. (6)
   Mängelansprüche verjähren in zwölf Monaten. Das gilt nicht für Ansprüche nach § 19 Abs. 1 und nicht bei arglistig verschwiegenen Mängeln.
7. (7)
   Kein Mangel liegt vor bei Störungen, die zurückgehen auf

   • Systemumgebungen, die nicht den Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen,
   • Eingriffe des Kunden oder von Dritten, die er zu vertreten hat,
   • Bedienungsfehler,
   • die Endgeräte oder die Internetverbindung des Kunden.
8. (8)
   Schutzrechte Dritter. Machen Dritte gegen den Kunden Ansprüche geltend, weil die vertragsgemäße Nutzung der Software ihre Schutzrechte verletzt, stellt NeoStay den Kunden davon frei, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Voraussetzung ist, dass der Kunde NeoStay unverzüglich informiert, keine Ansprüche anerkennt und NeoStay die Abwehr überlässt, soweit das rechtlich möglich ist. NeoStay kann die Software so ändern, dass sie keine Rechte mehr verletzt, oder die nötigen Rechte beschaffen. Solange der Kunde die Software deswegen nicht nutzen kann, schuldet er dafür keine Vergütung.

§ 19 Haftung

1. (1)
   NeoStay haftet unbeschränkt

   • bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
   • bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
   • nach dem Produkthaftungsgesetz,
   • im Umfang einer übernommenen Garantie,
   • bei arglistig verschwiegenen Mängeln.
2. (2)
   Bei leichter Fahrlässigkeit haftet NeoStay nur, wenn eine wesentliche Vertragspflicht verletzt ist. Wesentlich ist eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt, je Vertragsjahr höchstens auf den höheren der folgenden Beträge: 10.000 Euro oder die Vergütung, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlt hat.
3. (3)
   Für den Verlust von Daten haftet NeoStay bei leichter Fahrlässigkeit nur in Höhe des Aufwands, der für ihre Wiederherstellung angefallen wäre, wenn der Kunde sie nach § 7 Nr. 5 gesichert hätte.
4. (4)
   Für kostenlose Testzugänge und Beta-Funktionen haftet NeoStay nur nach Abs. 1.
5. (5)
   Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung der Organe, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen von NeoStay.

§ 20 Datenschutz, Datenstandort

1. (1)
   Soweit NeoStay personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, insbesondere Daten von Gästen, Eigentümern, Dienstleistern und Beschäftigten des Kunden, ist NeoStay Auftragsverarbeiter. Dafür schließen die Parteien mit dem Vertrag den AVV. Er enthält die Liste der Unterauftragsverarbeiter und geht diesen AGB vor.
2. (2)
   Die Kundendaten speichert NeoStay in Rechenzentren in der Europäischen Union, derzeit in Irland und den Niederlanden. Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO und nach Maßgabe des AVV.
3. (3)
   Bestimmte Inhalte, etwa E-Mail-Rohdaten, als Junk markierte oder archivierte Nachrichten im Posteingang und technische Protokolle, löscht NeoStay automatisch nach den Fristen, die in der Leistungsbeschreibung und im AVV festgelegt sind.
4. (4)
   Die Daten des Kunden und seiner Nutzer, die NeoStay für eigene Zwecke verarbeitet, etwa zur Vertragsabwicklung, Abrechnung und IT-Sicherheit, verarbeitet NeoStay als Verantwortlicher nach der Datenschutzerklärung.

§ 21 Vertraulichkeit, Referenz, anonyme Auswertungen

1. (1)
   Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Partei vertraulich und nutzen sie nur für die Durchführung des Vertrags. Diese Pflicht gilt auch drei Jahre über das Vertragsende hinaus. Sie gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, der empfangenden Partei bereits bekannt waren oder die sie aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Pflichten offenlegen muss.
2. (2)
   NeoStay darf den Kunden mit Firmennamen und Logo als Referenz nennen. Der Kunde kann dem jederzeit in Textform widersprechen.
3. (3)
   NeoStay darf Nutzungsdaten in anonymisierter und zusammengefasster Form auswerten, um die Software zu betreiben, abzusichern und zu verbessern. Rückschlüsse auf den Kunden oder auf einzelne Personen dürfen dabei nicht möglich sein.

§ 22 Laufzeit und Kündigung

1. (1)
   Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit, sofern im Angebot nichts anderes vereinbart ist. Jede Partei kann ihn mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats kündigen.
2. (2)
   Einzelne Pakete kann der Kunde jederzeit zum Ende des laufenden Kalendermonats kündigen.
3. (3)
   Das Recht beider Parteien zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für NeoStay liegt insbesondere vor, wenn

   • der Kunde nach § 16 Abs. 5 im Zahlungsverzug ist,
   • der Kunde trotz Abmahnung schwerwiegend gegen § 6 Abs. 3 oder Abs. 5 verstößt oder
   • der Kunde bei Vertragsschluss unzutreffend bestätigt hat, Unternehmer zu sein.
4. (4)
   Kündigungen bedürfen der Textform.

§ 23 Vertragsende, Datenexport, Anbieterwechsel

1. (1)
   Datenexport. Der Kunde kann seine Daten während der Laufzeit und bis 30 Tage nach Vertragsende in einem gängigen, maschinenlesbaren Format exportieren. Welche Daten und Formate das sind, steht im Anhang Data Act. Dazu gehören insbesondere Unterkünfte, Buchungen, Kontakte, Preise, Rechnungen, Dokumente und Nachrichten, soweit sie noch gespeichert sind.
2. (2)
   Anbieterwechsel. Möchte der Kunde zu einem anderen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten oder in eine eigene Infrastruktur wechseln, unterstützt NeoStay ihn nach Art. 23 ff. der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act). Der Kunde kann den Wechsel mit einer Frist von höchstens zwei Monaten verlangen. Der Übergangszeitraum beträgt 30 Kalendertage. Ist der Wechsel in dieser Zeit technisch nicht möglich, teilt NeoStay das innerhalb von 14 Werktagen nach dem Wechselverlangen mit, begründet es und nennt einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten. Nach dem Übergangszeitraum kann der Kunde seine Daten mindestens 30 Kalendertage lang abrufen. Einzelheiten stehen im Anhang Data Act. Für den Wechsel berechnet NeoStay bis zum 11. Januar 2027 höchstens die unmittelbar entstehenden Kosten, danach kein Entgelt.
3. (3)
   Löschung. Nach Ablauf der Frist nach Abs. 1 oder des Abrufzeitraums nach Abs. 2 löscht NeoStay die Kundendaten und bestätigt die Löschung auf Verlangen in Textform. Datensicherungen werden im Rahmen des regulären Sicherungszyklus überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten von NeoStay bleiben unberührt.
4. (4)
   Aufbewahrungspflichten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden, etwa für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen nach § 147 AO, erfüllt der Kunde mit dem Export nach Abs. 1. Nach Ablauf der Frist nach Abs. 1 hält NeoStay keinen Zugang zum Konto mehr vor.

§ 24 Änderungen dieser AGB

1. (1)
   NeoStay kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dafür ein triftiger Grund besteht, insbesondere Gesetzesänderungen, Änderungen der Rechtsprechung, geänderte Bedingungen von Drittanbietern oder neue Funktionen der Software, und die Änderung den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen der Hauptleistungspflichten und der Preise sind auf diesem Weg ausgeschlossen. Für Preise gilt § 17, für Leistungsänderungen § 5.
2. (2)
   NeoStay kündigt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an und übermittelt die geänderten Bestimmungen. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. Auf die Widerspruchsfrist und die Folge eines unterlassenen Widerspruchs weist NeoStay in der Ankündigung ausdrücklich hin.
3. (3)
   Widerspricht der Kunde, gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort. NeoStay kann ihn dann nach § 22 Abs. 1 ordentlich kündigen.

§ 25 Mitteilungen

Erklärungen und Mitteilungen im Rahmen dieses Vertrags bedürfen der Textform, soweit nichts anderes bestimmt ist. NeoStay kann sie an die E-Mail-Adresse senden, die der Kunde für Vertrags- und Rechnungsfragen hinterlegt hat, und zusätzlich in der Software anzeigen. Der Kunde hält diese Adresse aktuell. Mitteilungen an NeoStay richtet der Kunde an info@neostay.de.

§ 26 Schlussbestimmungen

1. (1)
   Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. (2)
   Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Wiesmoor, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat. NeoStay kann den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand verklagen.
3. (3)
   Der Kunde kann Rechte aus dem Vertrag nur mit Zustimmung von NeoStay abtreten. § 354a HGB bleibt unberührt. Aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen kann der Kunde nur mit Forderungen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind oder die im Gegenseitigkeitsverhältnis zur Forderung von NeoStay stehen.
4. (4)
   Ist eine Bestimmung dieser AGB unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung (§ 306 Abs. 2 BGB).

§ 27 Funktionswünsche

1. (1)
   Setzt NeoStay Vorschläge oder Funktionswünsche des Kunden um, etwa aus der Funktion „Idee vorschlagen“ in der Software, erwirbt der Kunde daran keine besonderen Rechte. NeoStay darf die Umsetzung allen Kunden zur Verfügung stellen. Einen Anspruch auf Umsetzung hat der Kunde nicht.

§ 28 Einrichtung, Datenübernahme und Schulungen

1. (1)
   Einrichtung, Datenübernahme aus Vorsystemen und Schulungen erbringt NeoStay nach Angebot, gegen Pauschale oder nach Aufwand.
2. (2)
   Der Kunde stellt die Daten und Inhalte, die übernommen werden sollen, rechtzeitig und in verwertbarer Form bereit. Er prüft übernommene Daten stichprobenartig und meldet Abweichungen unverzüglich. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten aus dem Vorsystem ist er verantwortlich.

§ 29 Zahlungsabwicklung für Gäste

Dieser Paragraph gilt, wenn der Kunde das Paket „Zahlungen“ nutzt (§ 13). Er ist zugleich die Vereinbarung, auf der die Anweisungen beruhen, die NeoStay im Auftrag des Kunden an den Zahlungsdienstleister übermittelt.

1. (1)
   Vertragsverhältnisse. Die Zahlungsabwicklung erbringt der Zahlungsdienstleister (derzeit Stripe), nicht NeoStay. Der Kunde schließt dafür einen eigenen Vertrag mit dem Zahlungsdienstleister. NeoStay stellt die Software bereit, über die der Kunde sein Konto beim Zahlungsdienstleister einrichtet und bedient, und wird nicht Vertragspartner der Gäste in Bezug auf die Zahlung. Gegenüber dem Gast ist der Kunde Vertragspartner der Beherbergung und erscheint als solcher auf dessen Kontoauszug.
2. (2)
   Geldfluss. Zahlungen der Gäste entstehen unmittelbar auf dem Konto des Kunden beim Zahlungsdienstleister. Zu keinem Zeitpunkt fließt Geld der Gäste auf ein Konto von NeoStay. Der Zahlungsdienstleister zieht seine Entgelte direkt vom Konto des Kunden ab und zahlt das Guthaben nach dem für das Konto geltenden Plan auf das hinterlegte Bankkonto des Kunden aus. NeoStay steuert Auszahlungen nicht und hält keine Beträge zurück. Für die Zahlungsabwicklung berechnet NeoStay derzeit kein Entgelt; führt NeoStay eines ein, wird es vorher gesondert vereinbart und in der Software ausgewiesen.
3. (3)
   Anweisungen. Der Kunde beauftragt und ermächtigt NeoStay, in seinem Namen folgende Anweisungen an den Zahlungsdienstleister zu übermitteln:

   • Zahlungsvorgänge für Buchungen anzulegen, entsprechend dem in der Software hinterlegten Zahlungsplan der jeweiligen Buchung,
   • Erstattungen auszuführen, die der Kunde in der Software auslöst,
   • Stammdaten des Kontos zu lesen und fortzuschreiben.
4. (4)
   Weitergehende Verfügungen über das Guthaben des Kunden trifft NeoStay nicht.
5. (5)
   Einsicht. Der Kunde erlaubt NeoStay, die Daten seines Kontos beim Zahlungsdienstleister abzurufen, soweit NeoStay sie für die Software braucht, insbesondere Zahlungen, Entgelte, Erstattungen, Rückbuchungen, Guthaben, Auszahlungen, den Status des Kontos und die letzten vier Stellen des Auszahlungskontos. NeoStay nutzt diese Daten nur, um sie dem Kunden anzuzeigen, sie seinen Buchungen zuzuordnen, sie im Bankeingang zu verbuchen und Fehler in der Zahlungsabwicklung zu erkennen, nicht für andere Zwecke. Die Einsicht beschränkt sich auf das Konto, das der Kunde über NeoStay eröffnet hat. Bei NeoStay haben nur Mitarbeitende Zugriff, deren Aufgabe es erfordert, etwa im Support oder im Betrieb.
6. (6)
   Den Inhalt der Einzelmeldungen, die der Zahlungsdienstleister zu jedem Vorgang übermittelt, löscht NeoStay 90 Tage nach Eingang, sobald die Meldung verarbeitet ist. Die daraus entstandenen Buchungsdaten bleiben erhalten, solange der Kunde sie in der Software benötigt oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen.
7. (7)
   Erstattungen und Rückbuchungen. Erstattungen löst der Kunde aus; sie gehen vom Guthaben seines Kontos ab. Fordert ein Gast Geld über seine Bank zurück, bucht der Zahlungsdienstleister den strittigen Betrag und die anfallende Gebühr beim Kunden ab. Der Kunde beantwortet die Rückbuchung selbst. NeoStay stellt dafür die Oberfläche bereit, übernimmt aber weder die Beantwortung noch den Betrag.
8. (8)
   Abschaltung. NeoStay kann das Paket abschalten, wenn der Kunde seine Entgelte trotz Mahnung nicht zahlt oder der Zahlungsdienstleister die Zusammenarbeit beendet. Danach nimmt der Kunde über NeoStay keine Zahlungen mehr an. Sein Konto beim Zahlungsdienstleister, sein Guthaben und die bisherigen Zahlungen bleiben unberührt.
9. (9)
   Datenschutz. Für das Konto des Kunden und die dort verarbeiteten Zahlungsdaten ist der Zahlungsdienstleister eigenständig verantwortlich und nicht Auftragsverarbeiter von NeoStay. Personenbezogene Daten der Gäste, die NeoStay nach Abs. 5 erhält, etwa Name, E-Mail-Adresse und Merkmale des Zahlungsmittels, verarbeitet NeoStay im Auftrag des Kunden nach dem AVV.